退職の意思の伝え方と退職手続き、円満退職で転職しよう!

自己都合による転職の場合は会社を辞めてから転職先を探すか、在職中に転職活動を行うか悩みどころだが、どちらにせよ、現在の職場に退職の意思を伝えなければならない。在職中に転職活動を行う場合は、周りに知られることなく進めたい退職の手続きの実際を考えてみる。

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退職の意思をどうやって伝えるか?

勤めている会社を辞めるには、まず退職の意思を表明する必要がある。通常は直属の上司にその意思を伝えるが、その伝え方をどうするか?

メールやSNSで上司に話を聞いてもらう時間を作る

退職というネガティブな言葉を職場で口にするのはなかなか勇気が要る。職場の雰囲気も悪くなってしまうだけでなく、伝えられた相手も動揺するだろう。

そんな時はメールやSNSでそれとなく「ちょっと、お話がるんですけど、お時間頂けますか?」的なノリで上司に時間を作ってもらおう。

慰留された場合はどうすれば良いか?

上司に時間を作ってもらい、話し合いの場を設けてもらった場合は、まず一言お礼を言ってから切り出そう。

上司の立場からすると「お話があるんですけど…」と部下から切り出された段階で“もしや退職?”という勘が働くもの。優秀な部下だと思われている場合は、ほぼ間違いなく慰留されるだろう。

この段階は相手の意見も聞く必要もあるので一方的に「退職します」という姿勢で臨まないようにし、いったん場を収める気持ちのゆとりを見せよう。

上司の意見を聞いて退職を思いとどまるかもしれないし、ますます退職の意志が強くなる場合もある。いずれにしてもよく考えて決断を下してほしい。

退職の意思は書面で伝えるのが一般的

上司と話をして退職したい気持ちに変わりがない場合は粛々と退職の手続きに入ろう。

退職の手続きの中で、退職者がはじめにやる作業は退職の意思を伝えるための書面作成だ。退職の意思を示す書面には「退職願」と「退職届」そして「辞表」があるが、それぞれの違いを説明しておこう。

退職願とは

退職願は、退職日の前に退職を「願い出る」ための書面であり、通常は退職願を提出し、受理された段階で退職手続きに入ることができる。受理される前は交渉段階であり、話し合いにより撤回することも可能だ。

退職届とは

退職届は退職願よりもより強い意志を示す書面となる。「届」とある以上は翻ることのない意思として決断したことを示すからだ。この書面の場合は慰留されない可能性が高いし、受理された場合は撤回することも難しい。

辞表とは

公務員や大臣が職を辞するときに転出する。民間では経営層に近い役職者が退職の意思を示す場合のもので、一般的な会社員が用いるケースはない。ドラマのように「辞表」を叩きつけて会社を辞めたり、机に書面を残して姿を消したりしないように。

退職願の例文と提出のしかた

上記の通り退職の意思を示す書面3つの違いを読めば、一般的に退職の意思を伝える書面は「退職願」というのが分かると思うが、
その書式については縦書きで、手書きの書面として作成するのが一般的だ。

退職願の文例と作成のポイント

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  • 書き出しは「私事、」とし、下から書き始める
  • 提出年月日、希望退職年月日を記すこと
  • 自署と捺印
  • 会社名は(株)などと略さず正式名称で書く
  • 宛名は上司ではなく会社の代表者にする

退職願は必ず封筒に入れて、直接手渡しで

提出する場合は封筒に入れ(表書きと署名を忘れずにして)しかるべきタイミングで、直属の上司(または定められている担当者)に直接手渡しで提出するようにしよう。

自己都合退職で退職願(届)は必須書類なのか

結論から言えば必須書類ではない。ここまで読ませて「必要ないとはなんだ!」と言われそうだが、法律上は必要が無いという意味であって、一般的な自己都合退職の手続きで提出を求められるケースが多い。

退職願が必須書類ではない!

法律上は本人による口頭の意思伝達で認められるからだ。ただし、会社が社内規則で書面による退職意思の通知をするように定める事も違法ではないため、社内規則に目を通したうえで対応することが望ましい。

民法では、労働者が勤め先に退職の意思を表示し、受理されてから2週間で、退職を拒否することはできなくなる規定がある(民法627条1項)ことが根拠となっている。

退職をめぐるトラブルを避けるために作成するのが退職願

上記のとおり書面が無くても退職の意思が受理されてから2週間で退職することができる。しかしながら、退職がどんな形で行われたかを証明するものが無いと後々に「言った、言わない」のくだらないトラブルになったりする場合もある。そんなゴタゴタを避ける意味で、退職願を提出することは、会社側にも労働者側にもメリットがある。

退職願を電子メールで送ったらダメか?

本人からの送信が証明できる技術的な裏付けが無い場合は、電子メールで作成・送信した場合でも、メールアドレスの偽装なども可能であり、本人確認ができないので、後々トラブルとなった場合に厄介なのでメールで送りつけるのは避けたほうが良さそうだ。

退職願のような重要書類の場合は、書面をパソコンで作成しても、氏名を記す部分は手書きにするなど、本人が直接作成したことを示すものとしておこう。

退職願が受理してもらえない場合どうすればよいか

万一会社が従業員を退職させないために、退職願の受理を拒んでいる場合は、退職希望日から逆算して2週間前の期日で退職願を作成し、内容証明郵便で送るなどの方法がある。従業員の退職の意思を会社は強引に引き止めることはできない。

別れ際はキレイに、退職時に禍根を残さないために

退職の手続きは会社によって異なる。どのタイミングで退職の意思表示をするか、どんな形式で意思表示をするか、退職の意思を表示してから退職当日までのスケジュールなどを細かく定めている場合もあるので、内規にはしっかりと目を通した上で、良好な関係を保ったまま退職できるようにしよう。

会社を辞めてもその会社との関係が切れるわけではない

退職日までに会社から受け取るもの(雇用保険被保険者証、年金手帳、離職票)があるほか、退職日以降に給与の振込があったり、退職金の支払い対象者だった場合は、退職後に計算され退職金の支払いが行われる。

転職した場合は、退職した会社から源泉徴収票を発行してもらい、転職先に提出しなければならない。源泉徴収票は退職した年の年末以降に提供を受け送付してもらう事になる。

退職した会社へ出戻りで就職する可能性も

意外に思うかもしれないが、一度退職した会社に出戻りで就職するケースは少なくない。これは退職時にお互い良好な関係の中で退職できたからこそできることだ。

このように次の職場に移っても困ることのないように、勤めていた会社とは何らかの接点を残しておけるような円満な退職となることが望ましい。

転職エージェントで退職手続きの相談ができる

初めての退職になる人は、転職だけでなく退職も初めてとなる。転職の前に訪れる退職のしかたを相談する相手がいない場合は、勤務中でも利用できる転職エージェントの利用を検討しよう。

現職のうちに次の転職先を見つけられれば収入が途切れることもないばかりか、今勤めている会社を円満に辞めるための方法を相談したりできる。

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